若葉台第二住宅管理組合自治会会則
aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa第一章 総 則
（名 称）
第 １条 名称は、若葉台第二住宅管理組合自治会（以下、本会という。）と称する。
（事務所）
第 ２条 本会の事務所を埼玉県鶴ヶ島市富士見三丁目１６号に置く。
（目 的）
第 ３条 本会は、若葉台第二住宅管理組合規約（以下、規約という。）第３３条十四及び２項に基づき、会員相互の共通の利益と権利の維持推進を図ると共に、生活の向上及び連帯と親睦を深め、便利な住みよい団地の環境造りを目的とする。
（活動理念）
第 ４条 本会は、第３条の目的に資するため、自主的・民主的な組織をもって活動する。
（１）会員はすべて平等に扱われる
（２）地域住民諸団体、その他関係諸機関と協力し、明るく住みよい地域社会をつくる
（３）特定の政党、宗教、営利団体に従属しない
第 ５条 本会は第３条の目的を達成するため、次の活動を行う。
（１）生活環境改善の活動
（２）福利厚生の活動
（３）文化教養を高める活動
（４）自主防災活動の推進
（５）広報紙の発行及び広報活動
（６）その他、目的達成に必要な活動
第二章 組 織
（会員の資格）
第 ６条 本会の会員とは、若葉台第二住宅（以下、団地という。）に居住する管理組合員及び占有者（以下、会員という。）をいう。
（会員の権利）
第 ７条 会員は次の権利を持つ。
（１）評議員会に出席し、討論に参加する権利
（２）活動に参加し、その利益を受ける権利
（３）役員の選挙権若しくは被選挙権
（４）記録文書、会計簿の閲覧と会計監査を請求する権利
（５）役員の解任を請求する権利
（６）評議員会の開催を請求する権利
（会員の義務）
第 ８条 会員は、会則及び機関の決定事項を守り、本会の活動に積極的に参画協力する義務を負う。
（会員の入会・退会及び資格喪失）
第 ９条 本会の入会・退会については、次の各号のとおりとする。
（１）規約第２条による組合員及び建物賃貸契約による占有者で団地内に居住する者で、入会拒否の意思を表示しない者は、本会に入会したものと看做す。
（２）会員が、団地内に住所を有しなくなった場合、若しくは本人より別に定める退会届が会長に提出された場合は、本会を退会したものとする。
（３）会員が、死亡または失踪宣告を受けたときは、会員の資格を喪失する。
（機 関）
第１０条 本会の目的達成のため、次の機関を置く。
①評議員会 ②役員会 ③会計監査役
第三章 役員及び会計監査役
（役員・会計監査役）
第１１条 本会に次の役員と会計監査役を置き、事務局及び各専門部にそれぞれ次長を置くことができる。
①役員：会長１名、会長代行１名、副会長２名、事務局長１名、会計１名、専門部長６名以
内
②会計監査役：２名
（役員の忠実義務）
第１２条 役員は、法令並びに会則及び評議員会の決議を遵守し、本会のために忠実にその職務を遂行する義務を負う。
（役員の活動原則）
第１３条 役員は個人の権利に基づいて、次のような行為を行う場合には会の名称及び機関の役職名を使用してはならない。
（１）特定の政党、或いはそれに関した特定の個人を支持・支援する場合
（２）特定の主義、主張あるいは営利を目的とした組織及びそれに関連した特定の個人を支援する場合。但し、自治会活動を除く
（役員・会計監査役の選出）
第１４条 役員及び会計監査役は通常評議員会において選出し、会長、副会長、事務局長（次長含む）、会計、各専門部長（次長含む）は役員の互選により選出する。
（候補者資格）
第１５条 役員及び会計監査役は、会員でなければ就くことはできない。
（候補の届出）
第１６条 役員及び会計監査役の候補者は公募する。立候補の受付その他、公募に関する事務手続きは役員会で定める。但し、役員及び会計監査役の候補者がいなかった場合は、役員会及び監査役会で推薦候補者を選考し、本人の承諾を得て届出る。
（役員・会計監査役の任期）
第１７条 役員及び会計監査役の任期は1年とする。但し、再任を妨げない。
２ 役員及び会計監査役は、任期満了の後においても、新たに役員が選出されるまでの間、引き続きその職務を行うものとする。
３ 役員及び会計監査役の任期中に欠員が生じたときは、階段委員会（規約５７条に規定する「階段委員会」をいう。）の承認を得て、前任者の残任期間につき補充することができる。
４ 役員及び会計監査役が第９条（２）、（３）による時は、その資格を失う。
（役員・会計監査役の報酬）
第１８条 役員及び会計監査役は無報酬とする。
但し、本会業務活動により出張する場合（市内の会議、講習会等への出席を含む）は、次の基準により旅費等を支給する。
①交通費：当団地から目的地までの往復実費自家用車使用の場合は、１ｋｍにつき３０円単
価換算。
②日 当：１日につき３，０００円、半日１，５００円
③宿泊費：実費
２ 食事時間の前後に亘って本会業務に従事する場合（出張を除く）は、食事代として１食につき、１，５００円を限度として現品又は現金を支給する。但し、本会の活動に要する通信交通費はその実費を支給する。
３ 前１，２項において、同日に若葉台第二住宅管理組合（以下、組合という。）の業務と重なった場合の諸費の扱いは、本条を適用する。
(役員・会計監査役の職務)
第１９条 役員及び会計監査役の職務は次のとおりとする。その職務活動は第２２条による。
（１）会長は、本会を代表し、評議員会及び役員会の決議に基づき本会業務を執行する。
（２）会長は評議員会及び組合総会並びに階段委員会等で本会の執行に関する報告を行うものとする
（３）会長代行は、会長を補佐する
（４）副会長は、会長を補佐し、会長に事故あるときはその職務をし、会長欠けたるときはその職務を行う
（５）事務局長は、各専門部との調整及び職務を統括する
（６）会計は、財務及び会計に関する職務を行う
（７）専門部長は、担当する専門部の職務を行う
（８）事務局次長及び各専門部次長は、それぞれの局部長を補佐し、その職務を行う
（９）会計監査役は、財務及び会計監査の職務を行う
第２０条 役員会は本会の執行機関とし、第１１条①で定められた役員を以って構成する。
（役員会の運営）
第２１条 役員会は会長が招集し、原則として毎月１回開催する。但し、役員の３分の１以上の請求があったときは、会長は直ちに招集しなければならない。
２ 役員会は役員の過半数が出席しなければ成立しない。
３ 役員会の議事は、出席役員の３分の２以上の多数を以って決する。
４ 会長は役員会の議事について、議事録を作成しなければならない。
５ 役員会の議長は事務局長が務める。
６ 会計監査役及び組合理事は必要に応じて役員会に出席し、意見を述べることができる。
（役員会の職務と活動内容）
第２２条 役員会の下に次の事務局及び会計並びに専門部を置く。
職務活動の内容は次のとおりとし、各専門部は相互に協力しなければならない。
２ 専門部の活動は、役員会管理の下で行うものとし、担当部長が選任した会員と自由に参加した会員を以って構成する。
（１）事務局
①各専門部の統括と調整
②各種印鑑の保管
③会員名簿及び各機関構成員名簿の整備及び保管
④各議事録の整備及び保管
⑤会員の入退会手続きと保管
⑥組合との窓口業務
⑦その他事務処理
（２）会 計
①財政会計に基づく収支運営資料の管理
②予算に基づく各専門部機関との資金調整
③決算書類の作成
④日常の出納業務
⑤その他、会計に関する業務全般
（３）広報部
①広報紙の発行
②自治会各機関の活動及びｱﾝｹｰﾄ実態調査の報告。
③企画、実施分析等を含む広報活動全般、及び他団地の調査研究並びに活動に要する資料の収集・分析・保管
（４）環境福祉部
①安全安心対策、駐車場及びゴミ問題、団地内清掃及び美化、リサイクル活動等々への対応
と対策
②社会福祉、緊急医療、保健衛生等に関する行政機関への参画と活動
（５）文化体育部
①文化的催事や講座の開催、文化サークル活動の振興
②婦人層の活動促進及び乳幼児の健やかな育成を図る子供会、老人会への支援活動
③児童、幼児の修学施設のチェックの実施
④不良化防止、社会教育行事への参加
⑤各種体育行事の企画及び実施、文化体育サークル活動の振興
（６）自主防災部
①若葉台第二住宅自主防災会の事務局組織と活動
②自主防災設備及び機器類の維持保全及び管理
③防災設備の充足
④環境福祉部と共同し、構築物他の点検
⑤防犯・防災に関する住民の意識付けと高揚のための活動
第四章 評議員会
第２３条 本会の評議員会は、評議員をもって構成する。
２ 評議員とは、組合理事、監事、階段委員（規約第５６条に規定する「階段委員」をいう。以下同じ。）、本会役員及び会計監査役をいう。
（１）評議員会の種類は、通常評議員会及び臨時評議員会とする
（２）通常評議員会は毎年１回５月までに開催する
（３）臨時評議員会は必要あるときに開催する
（招集権者）
第２４条 評議員会の招集は会長が行う。
（告 示）
第２５条 通常評議員会は開催日の１ヶ月前までに、広報等によりこれを行う。
但し、臨時評議員会は要請のあった日から１０日以内に告示し、３週間以内に招集する。
（臨時評議員会）
第２６条 次の場合は、臨時評議員会を開かなければならない。
（１）役員会が必要と認めたとき
（２）会員の１０分の１以上の署名があり役員会に文書で請求したとき
（３）会計監査役全員が必要と認め、役員会に文書で請求したとき
（評議員会の成立）
第２７条 評議員会は、委任状を含め出席者の３分の１以上で成立する。委任状あるときは議長団に提出する。
（議長団の選任）
第２８条 評議員会の議長団（議長１名，副議長１名、書記１名）は、出席評議員の過半数の賛成を以って選任する。
（決議事項）
第２９条 次の各号に掲げる事項は、評議員会で決めなければならない。
（１）本会則及び諸細則に関する更改廃事項
（２）年間業務報告、収支決算報告及び監査報告の承認
（３）年間業務計画及び収支予算計画の決定
（４）役員及び会計監査役の選任又は解任
（５）その他、役員会において提案する事項及び会員の共同の利益に拘わる重要な事項
（決議の方法）
第３０条 評議員会の議事は、委任状を含む出席評議員の過半数によりこれを決する。
（議事録）
第３１条 議長は、評議員会の議事について議事録を作成しなければならない。
２ 議事録には議事の経過の要領、及びその結果を記載し、議長の他、総会に出席した会員の１名がこれに署名押印しなければならない。
第五章 会 計
（経 費）
第３２条 本会の経費は、組合の「コミュニテｲ活動費」及び行政等による助成金、交付金並びにその他の収入を以ってこれに充てる。
（会計年度と経理）
第３３条 本会の会計年度は、毎年４月１日より翌年の３月末日迄とする。
（会計監査）
第３４条 会計監査役は、第1９条の職務及び第２１条に基づき、会計全般を監査し、その結果を評議員会に報告する。
（帳 簿）
第３５条 会長は、次の各号に掲げる帳簿を作成し、本会の事務所に保管して会員の請求があったときは、これを閲覧させなければならない。
（１）会計帳簿
（２）備品台帳
（３）会員名簿
第六章 弔慰見舞金
（弔慰見舞金）
第３６条 会員及び同居する親族が死亡若しくは出火（被災）したときは、次の弔慰見舞金を贈る。
死 亡 の場合 一人に付き ５，０００円
火事見舞 の場合 一世帯に付き ５，０００円
第七章 雑則・補則・付則
（細則の設定）
第３７条 この会則に定めるもののほか、本会の業務執行に必要な事項は、別に細則を定めることができる。
（文書の保存期間）
第３８条 文書の保存期間は次のとおりとする。
（１）評議員会議事録・・・・・・永久保存
（２）会計帳簿及び確証・・・・・５年間
（顧 問）
第３９条 顧問は、役員会の決議を以って置くことができる。
顧問の要件は次のとおりとする。
（１）顧問は、原則として役員経験者から選任する
（２）顧問は、役員会に出席して意見を述べることができる
（３）顧問の任期は、役員の任期に準ずる
（４）顧問は、役員会と連携して本会の目的を支援する
（補 則）
第４０条 本会の文化サークルとして認知を要する場合は、役員会の承認を得なければならない。
２ 役員会は、本会の目的に添う文化サークルと認めたときは、会員に周知すると共に、サークル活動補助費として年間一定額を補助することがある。
（個人情報の取り扱い）
第４１条 本会が自治会活動を推進するために必要とする個人情報の取得、利用、提供及び管理については、
「個人情報取扱い方法」に定め、適正に運用するものとする。
（付 則）
１．この会則は、令和４年４月１０日から改正・施行する。
若葉台第二住宅管理組合自治会
個人情報取扱方法
（令和4年4月１０日 第9回評議員会議決）
（目的）
第1条 この取り扱い方法は、本会が保有する個人情報について適正な取り扱いを確保することを目的として定めます
（責務）
第2条 本会は、個人情報の保護に関する法律等を遵守するとともに、自治会活動において個人情報の保護に努めます。
（周知）
第3条 本会は、この個人情報取扱方法を、総会資料又は回覧により、少なくとも毎年1回は会員に周知します。
（個人情報の取得）
第4条 本会は、入居時に自治会加入に同意した入居者情報を管理組合より受理することにより、個人情報を取得します。
２ 本会が取得する個人情報は、棟・部屋番号、氏名、電話番号で会員が同意する事項とします。
（利用）
第5条 本会が保有する個人情報は、各号に掲げる活動等に際して利用します。
（１）会員名簿の作成
（２）回覧その他文書の配布
（３）会員の親睦、交流活動
（４）防災、防犯の活動
（５）災害時の緊急時における支援活動
（管理）
第6条 個人情報は、会長又は会則により指定する役員が保管するものとし、適正に管理します。
２ 不要となった個人情報は、適正かつ速やかに復元不可能な状態にして廃棄します。
（秘密保持義務）
第7条 会長及び役員は、職務上しることができた個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用しません
（提供）
第8条 個人情報は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者（委託・共同利用の相手方を除く）に提供しません。
（１）法令に基づく場合
（２）人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合
（３）公衆衛生の向上又は児童の健全育成の推進に必要がある場合
（４）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
（５）鶴ヶ島市、鶴ヶ島市コミュニティ協議会、学校及びこれに準ずる公共目的の団体が、自治会に関わる事務を遂行することに対し、協力する必要がある場合
