赤ひげコンサルティング塾
ＩＴ短歌集
５２．ファイリング 昔は紙で
| コンピュータが出始めた頃、ファイリング・システムは議論の的でした。情報化に当たって は、先ず紙（手作業）でできるファイリングの仕組みを確立してから情報化すべき、という議 論でしたさすがに、今はそんなことを言う人はいません。・・・・・・・・・・・・・・・・ しかし、パソコンがこんなに普及し、 文書作成だけでなくプレゼンテーションや表計算な ど、あらゆることがパソコンつまり電子情報で可能になったにもかかわらず、 出力した紙の ファイリングが手放せないことが多いようです。審査業務の多い仲間では、宿題を積み残しな がら進めているため、顧客から突然の問い合わせが来たとき、その資料を探したり、探さない までもすぐに思い出せないという悩みになっています。そこで考えたのがハイパーリンクによ るインデックス方式です。表をつくり顧客、顧客担当者、事前資料Ａ、報告資料Ｂ、指摘事項 Ｃなどの管理表をデスクトップに置いておき、問い合わせがきたら、Ａ、Ｂ、Ｃのどの資料に も一発で呼び出せるようにハイパーリンクを張ればよいのです。これで管理がとても楽になり ました。リンクを張るには、指摘事項Ｃを反転させておいて右クリックでハイパーリンクを選 び、目的の書類を選択すればＯＫです。これでこそ電子ファイリングといえるでしょう。・・ |
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